三菱商事株式会社

三菱商事集团 个人信息保护基本政策

三菱商事集团 个人信息保护基本政策

三菱商事株式会社及其集团公司(以下简称“本公司集团”)将尊重个人的人格,遵守有关个人信息保护的适用法律和法规,妥善处理个人信息。另外,本公司集团各公司或其服务另行制定有个人信息保护基本政策时,将优先适用该政策。有关个人信息的管理者,请在提供相应服务的本公司集团各公司的网站等处查看。

  1. 通过明确个人信息保护的相关责任人和制定公司内部规程,完善管理体制。
  2. 通知本人,或在为达成公布的使用目的所需的范围内,正确妥善地取得和处理个人信息。
  3. 为防止个人信息丢失、破坏、篡改、泄露等,将根据法律和法规采取妥善的安全管理措施。
  4. 向第三方提供个人信息时,将遵循法律和法规采取必要措施。
  5. 对个人信息的披露、更正、停止使用等要求和有关个人信息的问询,将遵循法律和法规尽快应对。
  6. 开展内部培训和启发活动,向员工宣传普及正确处理个人信息的相关知识,并不断改善管理体制。

关于个人信息的使用目的

个人信息的使用目的

除通过其他方式通知外,本公司集团将以履行合同、遵守法律义务以及本公司集团各公司或第三方的合法利益(适当开展本公司集团事业等)为依据,在必要的范围内处理用户提供的个人信息,以达成如下目的。

【用户个人信息】
(姓名、地址、电话号码、邮件地址、工作单位、工作单位地址、所属部门、职务等)

在为履行合同而需要处理时,或在其他情况下如本公司集团或第三方为追求适当开展事业等合法利益而需要处理时

  1. 签订和履行合同、结算和其他交易管理及对事业投资对象等关联公司的管理

本公司集团或第三方为追求适当开展事业等正当利益而需要处理时

  1. 基于社会惯例的通知和问候,如联系和通知董事变动,发送手册和日历及问候信函等
  2. 提供与交易有关的产品和服务的相关信息
  3. 与事业相关的调查、分析、研究、审计
  4. 统计信息的编制、匿名处理的信息的解析、本公司集团各公司的其他个人信息的加工
  5. 与事业涉及行业和相关团体进行信息交换和联系

【有关股东或其董事和职员的个人信息】
(姓名、地址、电话号码、邮件地址、持有股份数、取得日期等)

本公司集团或第三方为追求适当开展事业等正当利益而需要处理时

  1. 根据日本《公司法》和其他相关法律和法规行使权利和履行义务
  2. 根据适用的法律和法规制作与股东有关的记录及其他股东管理
  3. 为促进与股东的关系而实施的各种措施,并为股东提供与其地位相应的方便

【有关本公司集团各公司董事和职员的个人信息】
(姓名、出生日期、性别、住址、电话号码、面部照片、家庭成员、收入、账户、信用卡号码等财产信息、护照、保险证、驾驶证信息、员工编号、所属、资格、职位、职责、评估、信息通信基础设施利用日志等)

在为履行合同而需要处理时,或在本公司集团或第三方为追求适当开展事业等正当利益而需要处理时

  1. 人事管理、工资管理、培训和教育、海外在职人员和外派人员、健康和安全卫生管理、及福利厚生相关业务

本公司集团或第三方为追求适当开展事业等正当利益而需要处理时

  1. 信息和通信基础设施的使用和维护管理,根据信息通信基础设施使用记录掌握实际业务状况,为改善业务而进行的各种分析业务
  2. 执行各种规则和业务所需的其他相关业务

关于本公司集团各公司事业的具体内容,请浏览三菱商事主页的“业务介绍”或三菱商事集团各公司的网站等。

为达成上述使用目的,本公司集团可能会将用户提供的个人信息委托给业务外包方。在这种情况下,本公司集团将对业务外包方进行必要和妥善的监督,以确保委托的个人信息可得到安全管理。如果根据法律和法规的要求官方机构要求提供时,本公司集团将向该官方机构提供个人信息。

如果向本公司集团提供个人信息是法律和法规或合同要求的条件时,或为签订合同需要的条件时,可能会要求用户履行提供其个人信息的义务。如果用户无法提供其个人信息,则本公司集团有可能无法向其提供所要求的商品和服务。

个人数据的安全管理措施

本公司集团对用户提供的个人数据采取以下安全管理措施。用户提供的个人数据仅限在实现上述使用目的所需的期间内保存。具体的保存期间将在考虑到使用目的、个人数据的性质以及法律或业务需持有个人数据的必要性等后决定。

(1) 基本方针的制定
为了确保正确处理个人数据,本公司集团制定了关于遵守相关法律和法规的基本政策,并设立了咨询窗口。
(2) 组织性安全管理措施
在任命与有关处理个人数据的责任人的同时,完善了与安全处理个人数据有关的公司内部规程,并建立了在发现不遵守法律和公司内部规则的事实或迹象时向负责人报告和通知的体系。
(3) 人为的安全管理措施
对于与处理个人数据有关的注意事项,定期举办员工培训。
(4) 物理性安全管理措施
在处理个人数据的区域,对员工施行出入管理,并采取措施防止未经授权的人员查看个人数据。
(5) 技术性安全管理措施
实施访问控制,限制负责人和所处理的个人信息数据库等的范围,并引进了免受外部非法访问的保护处理个人数据的信息系统和防止非法软件入侵的机制。
(6) 掌握外部环境
在掌握保管个人数据的各个国家的个人数据保护相关制度的基础上,实施安全管理措施。

共同使用个人数据(日本境内)

三菱商事株式会社将按如下方式共同使用用户提供的个人信息。
但是,对于共同使用,如果事先通知了用户本人,或信息处于本人很容易知晓的状态,则将省略登载。另外,个人编号不会被共同使用。

在与国外的集团公司共同使用时,遵循各个国家的法律和法规,对信息在外国的转移采取了必要的措施。在接收个人信息的国外集团公司中,有些是位于没有得到日本个人信息保护委员会或欧盟委员会的充分认定的第三国,但本公司集团已与共同使用个人数据的集团公司签订了数据转移协议,以确保能够充分的保护个人数据。

创建匿名处理信息并向第三方提供(日本境内)

关于三菱商事株式会社创建和提供匿名处理信息的有关内容,请参见附页。

向监管机构提出申诉(日本境外)

如用户对个人信息的处理存在异议,有权根据适用的法律和法规,向管辖居住地的数据保护机构提出异议。EEA成员国的监管机构和英国监管机构(ICO)可通过以下网址确认。

EEA成员国:https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en

英国:http://www.ico.org.uk/

关于自动化决策(日本境外)

本公司集团不会使用用户提供的个人数据来进行包括分析在内的自动决策。

关于个人信息的问询

对于本公司集团持有的本人的个人信息,根据适用的与个人信息保护有关的法律和法规,用户有权申请通知使用目的、披露(包括披露向第三方提供的记录(注))、更正等、停止使用、数据可移植性,或撤回同意。如有上述申请希望,请联系本公司集团的各公司。各公司将在确认申请人的身份等后,在合理的范围内遵循适用的法律和法规进行应对。而且,本公司集团各公司也接受有关个人信息处理和匿名处理信息的疑问和投诉等。

对于本公司集团各公司提供的各种商品和服务,如希望咨询有关内容或希望更改注册信息和办理退会手续等时,请联系该服务的联系窗口。

向三菱商事株式会社提出申请希望的用户,请在阅读以下事项后,使用专用表格进行申请。(其他有关个人信息的处理或匿名处理信息等的疑问或投诉,请单独联系下面列出的个人信息咨询窗口)

使用目的的通知

申请通知三菱商事株式会社所获用户个人信息的使用目的时,请打印“通知持有个人数据使用目的申请书”,在填写必要事项后,寄送至下述收信地址。

披露

申请披露三菱商事株式会社所获用户个人信息时,请打印“披露持有个人数据申请书”,在填写必要事项后,附上本人身份证明文件的复印件寄送至下述收信地址。

更正等

申请对三菱商事株式会社所获用户个人信息的所有项目进行更正、追加和删除时,请打印“更正持有个人数据等的申请书”,在填写必要事项后,附上本人身份证明文件的复印件寄送至下述收信地址。

停止使用等

申请停止使用和抹消、或停止向第三方提供三菱商事株式会社所获用户个人信息时,请打印“停止使用持有个人数据等的申请书”,在填写必要事项后,附上本人身份证明文件的复印件寄送至下述收信地址。

寄送至三菱商事株式会社时,由于存在丢失等风险,故请用挂号信或其他适当的方式寄送(寄送的运费由申请者承担)。
如果环境不允许从本网站打印表格时,我们将寄送相应表格,请向下述收信地址提交书面申请。
向三菱商事株式会社内部不特定的多个部门提出申请时,有可能需要填写三菱商事株式会社另行通知的表格。

关于本人身份证明文件

在提出各种申请时,三菱商事株式会社可能要求申请人出示必要的文件进行核实,以确认申请人是用户本人或是其正规代理人。

作为确认本人身份的文件,请在上述资料后附上以下任一文件的复印件。

驾驶证
须在有效期内,应包含记载有现住址一面的复印件。国际驾照除外。
日本护照(Passport)
须在有效期内,应包含记载有现住址一面的复印件。
健康保险证或年金手册及以下任一文件(住民票、公用事业费发票、公用事业费请款单)
住民票、公用事业费发票、公用事业费请款单,须为最近三个月内发行、且记载有现住址的文件
特别永住者证明书、在留卡及以下任一文件(护照、公用事业费发票、公用事业费请款单)
公用事业费发票、公用事业费请款单,须为最近三个月内发行、且记载有现住址的文件

根据情况,除有上述文件外,还将另行确认本人身份。

由代理人提出申请时,除上述文件外,还请寄送以下所有文件。

< 如为任意代理人 >
  1. 由本人出具的委托书(要记载与代理人的关系、需要代理的原因、以及代理人的姓名、地址和电话号码)
  2. 本人的印章证明书(委托书上需要加盖印章证明登记印)
  3. 代理人的身份证明(驾驶证等官方文件的复印件)
< 如为法定代表人(注) >
  1. 用于确认具有法定代理权的文件(保险证等复印件)
  2. 用于确认是法定代理人本人的文件(法定代理人的驾驶证等官方文件的复印件)

注: 法定代理人是指亲权人和未成年人监护人。

使用驾驶证或住民票作为本人身份证明文件时,请在发送前将相应的“原籍地”涂黑或以其他方式使其无法辨认。

提交的身份证明文件仅用于确认申请人本人身份和联系申请内容使用。此外,文件将无法返还,但会严格按照充分的安全措施进行废弃处理。

联系方式

关于用户申请的通知和披露,我们将以使用相应的专用表格以说明的方式寄送给用户。

如发现无法满足用户希望时,我们将联系用户并说明理由。

应对期间

收到申请后,我们将努力在以下时间内完成应对。

使用目的的通知: 向特定部门委托:自收到之日起5个工作日
向不特定或多个部门委托:自收到之日起2周
披露、更正等、停止使用等: 向特定部门委托:自确认本人身份后起5个工作日
向不特定或多个部门委托:自确认本人身份后起2周
其他问题和投诉等: 向特定部门委托:自确认本人身份后起5个工作日
向不特定或多个部门委托:自确认本人身份后起2周

我们将以上述时间为大致标准努力应对。

手续费

提出以下申请时,请每次都在申请文件中附上普通挂号邮资的邮票。

  1. 使用目的的通知
  2. 信息披露

如果手续费不足或没有附上,我们会进行通知,但如果在规定期限内没有付款时,则将视为申请不存在。敬请知悉。

无法应对申请的理由

在下列情况下,我们可能无法满足用户的要求。届时,我们会通知用户并说明理由。

另外,即使无法应对申请,也将收取规定的手续费。

  1. 无法确认本人身份时,如申请书或申请表上填写的地址、本人身份证明文件上记载的地址与三菱商事株式会社登记的地址不一致等时
  2. 由代理人申请,但无法确认代理权时
  3. 规定的申请书和申请表填写不完整时
  4. 申请等对象不属于“持有个人数据”时
  5. 没有向第三方提供的记录时
  6. 有可能会对本人或第三方的生命、身体、财产及其他权利或利益造成损害时
  7. 有可能会对三菱商事株式会社正常开展业务造成严重影响时
  8. 违反其他法律和法规时
  9. 个人信息保护法律和法规允许的其他情况。

收信地址

邮编100-8086 日本国东京都千代田区丸之内二丁目3番1号
三菱商事株式会社 IT服务部 个人信息咨询窗口 收

直接前来本公司提交申请将不予受理,敬请知悉。
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